Organismul de inspectie si certificare acreditat de catre MADR (Ministerul Agriculturii si Dezvoltarii Rurale) desfasoara inspectii si elibereaza certificate pentru producatorii agricoli ecologici.

 Certificatele atesta conformitatea cu standardele nationale si internationale care reglementeaza agricultura ecologica.

Primul pas pe care un operator trebuie sa-l faca in vederea obtinerii certificarii este acela de a contacta Organismul de inspectie si certificare, fie in scris, fie telefonic.

Dupa solicitarea certificarii, organismul de inspectie va trimite clientului o mapa cu documente informative care va cuprinde: procedura de certificare, legislatia in vigoare privind agricultura ecologica, formulare de inspectie specifice producatorului si catalogul de sanctiuni. Tot cu aceasta ocazie se va trimite si contractul (in dublu exemplar) si fisa de inregistrare. Acestea vor fi returnate la Organismul de inspectie, semnate si stampilate de catre solicitant. 

Dupa ce Organismul de inspectie si certificare va semna si stampila aceste documente, un exemplar din contract se va întoarce la client. Odata cu semnarea contractului, operatorul va trebui sa isi inregistreze activitatea la ANPE, agentie care functioneaza in cadrul Ministerului Agriculturii.

Costurile pentru inspectie si certificare depind de marimea fermei si domeniul de activitate. Taxa include de asemenea si costurile legate de transportul inspectorului. Aceste taxe sunt stipulate in contract. Factura cuprinzand taxa de inspectie va fi calculata si trimisa clientului inainte de inceperea sezonului de inspectie (procedura care se aplica in cazul clientilor care se afla deja in sistem.). La achitarea a 50% din valoarea taxei, clientul va fi programat pentru inspectie.

Organismul de inspectie si certificare, de comun acord cu solicitantul va stabili data inspecţiei, dupa depunerea fisei de inscriere. In cazuri speciale, la Inregistrarea cererilor la sfarsitul anului, inspectia poate fi amanata pana in primavara anului urmator. Inspectia se desfasoara in conformitate cu standardele in vigoare care fac referire la agricultura ecologica. In timpul inspectiei, operatorul trebuie sa coopereze cu inspectorul si sa prezinte toate informatiile solicitate de acesta. In cazul in care există suspiciunea utilizarii substantelor nepermise, vor fi prelevate probe de laborator care vor fi analizate in cadrul acelor laboratoare cu care organismul de inspectie si certificare are contract.

Inspectia se va finaliza cu intocmirea raportului de inspectie in dublu exemplar, unul pentru client si celalalt pentru Organismul de inspectie si certificare. Ambele vor fi semnate de catre inspector si de catre client. Raportul de inspectie ramas la inspector va fi trimis la Organismul de inspectie in vederea continuarii procesului de certificare.

Raportul de inspectie si toate documentele referitoare la unitatea in cauza, vor fi supus analizei Certificatorului pentru cazurile uzuale, sau a Comisiei de Certificare pentru cazurile dificile. Aceasta comisie este alcatuită din reprezentanti ai tuturor categoriilor interesate: producatori, procesatori, comercianti, consumatori si oameni de stiinta / cercetatori. Daca documentatia operatorului nu este completă Organismul de inspectie si certificare va trimite o instiintare catre acesta in vederea completarii dosarului de certificare.

Deciziile certificatorilor sau ale Comisiei de Certificare se bazeaza pe Catalogul de Sanctiuni al Organismului de inspectie si certificare.

Certificatorul/ Comisia de Certificare va lua decizia de acordare sau neacordare a certificarii in baza documentatiei aflata in dosarul clientului. Daca decizia de certificare este favorabila certificarii si taxa pentru inspectie si certificare a fost achitata in intregime, se poate elibera certificatul.

Organismul de inspectie si certificare autorizează folosirea logo-ului pe produsele ecologice care respecta standardele in vigoare. Operatorul isi va elabora propriul sau model de eticheta pe care o va trimite la organismului de inspectie pentru aprobare. Datele mentionate pe eticheta sunt cele prevazute de standardele in vigoare.

Standardele in baza carora Organismele de inspectie si certificare i-si desfasoara activitatea sunt: SR EN 45011/2001 care reglementeaza sistemul calitatii; EEC 2092/ 1991, standardul Comunitatii Europene.